Nuestras Habitaciones
Transformá tus reuniones
Probablemente, el mayor desafío a la hora de organizar reuniones es captar la atención del equipo, lo suficiente como para activar el estado de presencia, por sobre las notificaciones, las agendas y las preocupaciones en general.
Sin embargo, con pequeños cambios es posible crear encuentros que favorezcan la atención, la participación y el intercambio entre las personas. Estas son cinco ideas para transformar las reuniones de equipo.
Una pregunta sencilla como “¿cómo estás hoy, en lo personal y en lo profesional?” permite que cada persona tome conciencia de su estado y que el equipo comprenda mejor el clima del encuentro.
No es necesario extender demasiado la ronda. Una palabra o una breve frase puede ser suficiente para dejar atrás las tareas anteriores y comenzar la reunión con mayor presencia.
Algunos optan por terminar la intervención de cada integrante diciendo: "estoy presente en esta reunión", reafirmando así el foco de la atención a través del lenguaje.
Una presentación puede ayudar a ordenar la información, pero no necesariamente debe ocupar el centro de la reunión.
En lugar de empezar con la portada de un PPT, se puede abrir el encuentro con una pregunta relacionada con el tema que se trabajará. Por ejemplo: “¿cuál es hoy nuestro principal desafío?” o “¿qué tendría que suceder para considerar que esta reunión fue útil?”.
Este recurso activa la participación desde el inicio y convierte la presentación en un apoyo para la conversación, no en un monólogo que el resto del equipo solamente observa.
Toda reunión suele tener un objetivo formal: revisar resultados, presentar un proyecto, planificar una nueva etapa o tomar una decisión. Pero también es importante definir qué se espera producir durante ese tiempo compartido.
¿Es necesario llegar a un acuerdo? ¿Escuchar diferentes perspectivas? ¿Generar ideas? ¿Distribuir responsabilidades?
Explicitar esta intención ayuda a ordenar la conversación y permite que todas las personas comprendan cuál debe ser su aporte. También evita terminar una reunión con mucha información, pero sin decisiones concretas.
El cierre es tan importante como el inicio. Antes de finalizar, conviene revisar qué decisiones se tomaron, quién será responsable de cada tarea y cuáles son los próximos pasos.
También puede realizarse una última ronda breve en la que cada persona comparta un aprendizaje, una idea que se lleva o el compromiso que asume después de la reunión.
Un cierre claro evita interpretaciones diferentes y ayuda a que la conversación continúe transformándose en acciones.
La dinámica no es el único elemento que influye en un encuentro. Cambiar de ambiente puede ayudar a interrumpir la rutina, reducir las distracciones cotidianas y predisponer al equipo a conversar desde otro lugar.
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